第一次拜访经销商的文件资料准备

　　国人一贯轻言敬字，也就是同样一句话，从嘴巴里直接说出来，相比写在白纸黑字上呈送给对方，对方的重视程度肯定是不一样的。日常沟通即是如此，在商业场合上沟通行为中更是如此，在厂家业务人员与经销商的首次见面过程中，除了双方的口头上的语言表达与沟通，必然还要通过书面的文件传递，来加深经销商对厂家对业务人员乃至对合作项目的兴趣与重视程度。

　　我们把首次拜访经销商中的文件资料工作先按照时间段来划分成三个阶段，既是拜访前，拜访中，拜访后。再按照文件性质划分成直接铺垫型，间接说明型，铺垫型，维系型。再按照文件的形式划分成通用型和定做型两类文件。具体的使用和注意事项如下： 

　　1． 在与新经销商首次见面前 

　　在正式与新经销商直接见面前，必然要做好相关的铺垫工作，见面前给经销商提供的相关的文件资料，亦属于铺垫工作的一部分。铺垫工作的原则是让对方产生兴趣，这才是关键点，试想一下，按照常规的思路，先给经销商寄些企业介绍产品报价，这会让经销商有兴趣吗？现在经销商真的很缺产品吗？人，毕竟还是更多的会对另外某个人，或是故事产生兴趣，所以，在前期以邮寄形式提供给经销商的文件资料中，主要以企业老板（或是其他高层）在某媒体上的专访，本企业的产品营销故事，品牌故事等等，突出有意思的人，有意思的事情，以此来让经销商产生兴趣，突出老板和故事，其实是让经销商对其背后的企业产生兴趣，对未来的合作产生一些正面的联想，这就真正起到铺垫的作用了。这里有点要注意的，在前期提供给经销商的文件资料，切忌出现对企业和产品出现高大全式的介绍内容，这样会导致经销商拔高对厂家业务人员的看法，导致实际见面时出现落差，影响沟通效果。 

　　2． 在与新经销商首先见面中 

　　再次强调一下，在第一次与经销商会面时，千万别把产品资料，企业介绍等等一堆文件带去，即便是带去，经销商老板当时最多也只是翻翻而已，甚至会基于这些资料，直接找你要相关的市场投入计划和营销计划之类，这会让厂家的业务人员很是被动。最安全的做好是只带两样东西，一是自己的名片，首先要把名片上升到文件的高度，要干净点的新名片，千万别在名片上手写个手机号码之类。二是企业出版的内部图书或是刊物，简单的一张名片，目的是保护厂家的业务人员，因为简单一张名片释放的信息只是我厂家和你经销商当前只是简单的接触，互相认识下而已，暂时还没上升到合作的程度，经销商自然也就不会抓着费用投入问题不放了，而企业内部的图书和杂志，一方面在传递企业本身的一些独有文化，另外一方面，也让经销商产生一些试图加入融入的感觉。同时，若是企业自己的内部图书出版，尤其是销售技术层面的，那是最好，这些书可以作为礼物，请经销商转赠给其下属业务人员。 

　　3． 在与新经销商首次会面后 

　　简短的首次接触过后，肯定要想办法跟进的，可别等着经销商主动来找自己，也别直接电话跟进：张总，您对我们这个合作项目有兴趣吗~~~~~。而是可以采取文件资料的跟进办法，后期的文件资料可分为三种情况，一是首先会面的沟通备忘录，二是项目建议书，三是企业和产品的详细介绍，这三类资料可以一起发送，也可分开发送，关键是要看经销商在首次沟通所表面出来的合作意愿，合作意愿明显的，可合在一起发送，若是态度一般的，则可安排先给沟通备忘录，再给企业和产品介绍，最后给项目建议书的次序来分次发送，刻意的拉长时间段，增加接触机会。 

　　在文件资料本身的包装上，要注意几点： 

　　一、 一定要有封面，封面注明经销商的公司全称，老板全称，还得有客户编号，例如，湖北-武汉-准客户-016号。这会让经销商感觉到自己已经是他们半个客户了，进一步的拉近距离。 

　　二、 务必使用双层包装，别简单的把文件装在快递信封袋里就行了，而是使用文件夹来装文件，文件夹外面在包一层保护纸，然后再放到快递信封袋里求，这么做的目的就是让经销商感觉到厂家做事的认真和仔细，小处见大嘛。 

　　三、 突出定做的元素，无论的文件的封面，还是文件内容，一定要反复出现经销商公司的名称和老板的名字，不然的话，这就是见人就给的通用资料了，经销商老板很容易扔掉一份厂家四处散发的通用资料，但很少会扔掉一份写有自己公司的资料。

　　第一次拜访经销商之后的跟进工作

　　在第一次会见经销商结束后，马上要着手安排后续的跟进工作，要维系与经销商之间的热度，可别冷落了经销商。当然，这里所要把握的关键点是维系热度，不能过冷或是过热。所谓过冷，就是有些业务人员自认为首次和经销商谈的不错，经销商也表现出来一定的合作愿望，于是就拿拿架子，冷经销商一下，指望经销商来主动联系自己。而过热，就是有厂家业务人员若是急于求成，在首次会面后，就马上直接询问经销商的合作意向，做还是不做。

　　所谓热度的维系，即是以维系双方的联系，保持双方初步建立起来的感情，加深双方之间的认知，合作关系的确立，应该是个水到渠成，瓜熟蒂落的事情，过快推进难免显得生硬了些，那么这个热度究竟如何把握呢？在首次会面后，做好以下几项工作： 

　　一、沟通备忘录 

　　沟通备忘录，就是首次会面的双方谈话内容。内容来源主要由现场全程录音、现场手写记录、自己记忆中的重点三部分构成，按照如下内容点进行分类整理： 

　　1． 双方情况介绍； 

　　2． 行业发展渠道与当地市场状况； 

　　3． 产品与操作概要； 

　　4． 双方所关心的其他问题。 

　　是按照内容分类整理，而不是记录成流水帐，更不要把双方的口语记录进去。当然了，这个沟通备忘录不能只是简单的谈话内容记录，而是要加些更重要的内容进去，诸如： 

　　1． 对经销商公司（不能对经销商老板个人）的夸赞，诸如网络完善，管理科学，信誉卓著等等，这也是在表示，厂家是很认可这个经销商的，或者说，这个经销商是符合厂家的合作伙伴选择标准的。 

　　2． 感谢经销商对当地市场的介绍和所给予的一些市场建议，并进一步说明，这些宝贵的建议是厂家前期所未考虑到，也将会帮助厂家在进行市场操作时，少走很多弯路，避免许多的浪费。说这些话的目的是两个：一是承认经销商的经验价值，也就是间接地夸赞经销商本人；第二也是进一步向经销商明确，这个市场，厂家是肯定要做的。 

　　3． 解答经销商当时提出的一些问题，尤其是在话别时，经销商最后提出的那个问题，这点说明经销商对这个经销商的重视，也是在间接表露合作的兴趣和期望。 

　　这些文字起草完毕后，打印出来，再用文件夹装订，快递给经销商，不要使用传真或是电邮的形式。

　　二、合作建议文件 

　　在第一份沟通备忘录发出后，若经销商没有表示出较为明确的合作意愿，那么，就该使用第二个跟进措施：起草合作建议文件，发给经销商。这个合作建议文件主要是就分析双方合作的机会点，以及合作会给双方带来的收益，内容主要有以下部分组成： 

　　1． 市场切入的机会点，这个切入点可以是终端，可以是产品本身的宣传卖点，也可以是个活动机会。 

　　2． 以经销商当前的产品组合为基础，阐述自己的产品若是介入，会对经销商现有的产品组合起到哪些正面优化作用。例如补充某个档次的空白点，拓展某类渠道或是终端，提升经销商公司品牌形象，带来更多操作技术等等。至于产品本身可以带来的销售利润，就不要说了，因为这个属于废话。

　　3． 市场走访的所见所想，即是当时在离开经销商公司后，所进行的市场走访报告。既然厂家要开发这块市场，肯定不能只到经销商那里走一走，必然到市场上去看一看。看市场主要就看两点：一是经销商当前的市场操作状况，二是自家产品如果进入的话，哪里会是机会点，哪里会是发力点。 

　　4． 初步计划的上市纲要，即是假定合作的话，从厂家的角度出发，如何进行分阶段的市场操作，以及部分操作细节说明。当然，在文件中要反复强调，这只是厂家单方面的操作设想，更多的细节还需要与经销商进行协商。 

　　5． 其他市场的操作现状，即是当前其他市场的实际操作状况。例如，已经投入的活动，取得的效果，产生的业绩等等。当然，这里也得实事求是的说些问题。例如其他市场在实际操作中所出现的一些问题，以及后期的解决方案，当然，也得说明下这些问题的出现，对其他新市场所起到的借鉴意义和预防策略。 

　　三、产品赠送和参观邀请 

　　若是第二份文件发过去后，经销商还是没有表现出来合作意愿的话，那还得再烧一把火，再办两件事：第一件事是向经销商赠送产品。赠送的名义是感谢前期经销商所给予的建议，不过要特别提醒经销商老板，这些产品请经销商老板转送给经销商公司的业务人员，请这些在一线工作的业务人员看看，提些建议，这也就是在通过经销商的业务人员起个促进作用，促进老板对合作关系的确立。第二，就是向经销商老板发出邀请，请对方来厂家参观，或是参加厂家的招商会或是经销商大会。 

　　但有点要注意，不能轻易的让厂家更高级别的职员或是老板出马，从前到后，在签署正式合同前，只能由同一厂家业务人员负责跟进。 

　　在首次会面后，所做的这些工作，既能感受到厂家业务人员的真诚和热心，又不至于感觉厂家在急于求成。之所以分成三次来与经销商做这些沟通跟进工作，也就是在不断的释放合作信号，等待经销商伸出另外一只手出来。当然了，若是能在第一份沟通文件之后就能确立合作关系，自然也不用费这些周折了，不过，换个角度来看，这些合作前期的往来与周折，虽然麻烦些，但也是在打基础。在不断加深对对对方的了解，增加双方对合作关系，对合作前景的理性认识，也是在预防的角度解决许多后期正式合作中可能出现的纠纷。

　　（中国营销传播网，潘文富）